CustoDoc · Übersicht
Custodia für Ihre Akten.
CustoDoc erfasst, durchsucht, versioniert und archiviert Ihre Akten rechtssicher, lokal auf Ihrem Server oder Rechner installiert. Automatisierte Aufbewahrungsfristen, ein manipulationssicheres Audit-Log, feingranulare Mandantenrechte und KI-Klassifizierung ohne Cloud-Zwang, in einem zusammenhängenden Produkt.
CustoDoc · Übersicht
Der DMS-Markt zerfällt in zwei Lager: veraltete On-Premise-Systeme mit Datenhoheit, aber Oberfläche von vor zehn Jahren, und moderne Cloud-SaaS-Tools, deren Dokumente auf fremder Infrastruktur liegen. Für Berufsgeheimnisträger und regulierte Branchen ist das oft schlicht keine Wahl.
Etablierte On-Premise-Systeme großer Softwarehäuser
Datenhoheit, aber Oberfläche und Tempo von vor zehn Jahren.
Marktführende Cloud-Speicher- und DMS-Anbieter
Moderne UX, aber Ihre Akten liegen auf fremden Servern.
Der dritte Weg, den sonst niemand geht
Lokale Datenhoheit und moderne KI-Unterstützung, zum Einmalkauf.
Alle Kern-Pipelines sind von Tag eins ein zusammenhängendes Produkt, nicht nachträglich angeflanscht.
Datei per Drag & Drop ablegen. PDFs mit echter Textebene werden automatisch ausgelesen, alles landet sofort verschlüsselt im Vault.
Ein KI-Vorschlag für Dokumentart und Aufbewahrungsklasse kommt lokal über Open-Source-KI direkt auf Ihrem Server oder über Ihren eigenen API-Key, sensible Angaben werden vorher automatisch maskiert.
Volltextsuche über Titel, Metadaten und den echten extrahierten Dokumenttext, kombinierbar mit Filtern nach Dokumentart, Mandant und Status.
Jede Aktion wird kryptographisch verkettet protokolliert. Eine nachträgliche Manipulation bricht die Kette, rechnerisch nachweisbar statt nur behauptet.
Frei zusammenstellbare Freigabeschritte nach dem Vier-Augen-Prinzip, dazu eine Aufbewahrungsfrist und Löschsperre, deren Zuverlässigkeit formal mathematisch bewiesen ist, nicht nur getestet.
Kein "erst Ablage, dann irgendwann Compliance". Alle vier Bausteine sind fest verankert, nicht nachgerüstet.
Standalone-Installation (.exe/.msi) auf dem Windows-Rechner oder Firmenserver. Kein Docker, keine Cloud-Pflicht, funktioniert auch vollständig vom Internet getrennt bei rein lokalen KI-Modellen.
Einmaliger Kauf, gestaffelt nach Nutzerzahl und Modulen, statt monatlicher Abo-Miete für die Kernsoftware. Genaue Staffelung siehe Preise weiter unten.
Aufbewahrungsfristen (GoBD, DSGVO Art. 17, branchenspezifische Fristen) sind im Kern der Software hinterlegt. Jedes Dokument erhält beim Import automatisch eine vorgeschlagene Aufbewahrungsklasse.
Löschsperre bis Fristablauf, Legal-Hold friert die Sperre bei laufenden Verfahren zusätzlich ein.
Nicht nur behauptet, sondern formal bewiesen: ein mathematischer Beweis (Z3-Solver, dieselbe Beweistechnik wie beim Audit-Log) zeigt über jeden möglichen Systemzustand hinweg, dass eine Löschung ohne Bestätigung oder trotz aktivem Legal Hold technisch unmöglich ist, nicht nur durch Testfälle abgedeckt.
Jede Dokumentaktion wird als Ereignis protokolliert, kryptographisch verkettet mit dem Hash des vorangegangenen Eintrags. Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette, rechnerisch nachweisbar.
Kein Wettbewerber tut das konsequentHochgeladene PDFs mit echter Textebene, etwa exportierte Verträge oder Rechnungen, werden automatisch ausgelesen, klassifiziert und verschlagwortet. Nach dem BYOK-Prinzip: vollständig lokal über Open-Source-KI direkt auf Ihrem Server oder mit eigenem API-Key. (Texterkennung für eingescannte Bilddokumente ist auf der Roadmap, aktuell liest CustoDoc echte, digital erzeugte PDF-Textebenen aus, keine Bild-OCR.)
Pre-Flight PII-Masking: bevor überhaupt ein Byte einen fremden API-Anbieter erreicht, erkennt eine lokale Engine IBANs, E-Mail-Adressen und Telefonnummern zuverlässig per Muster, dazu Mandantennamen und Aktenzeichen über eine vom Kunden gepflegte Begriffsliste, und ersetzt sie durch Platzhalter. Die Zuordnung bleibt ausschließlich lokal, die externe KI sieht zu keinem Zeitpunkt echte Daten, genau der Punkt, an dem § 203 StGB bei Berufsgeheimnisträgern sonst zum Ausschlusskriterium wird. (Freitext-Erkennung beliebiger Namen ohne Begriffsliste ist bewusst kein V1-Versprechen, dafür bräuchte es ein echtes, separat zu validierendes NLP-Modell.)
Niemals ein fest verdrahteter Cloud-Zwang.
Verschlüsselung allein beantwortet nicht die Frage "wer darf was sehen". CustoDoc regelt beides, jeweils so, dass es sich im Alltag auch tatsächlich durchsetzen lässt.
Dokumentinhalte liegen AES-256-verschlüsselt auf der Platte, entsperrt über eine selbst gewählte Passphrase (Argon2id-Schlüsselableitung, wie bei echter Festplattenverschlüsselung). Zusätzlich lässt sich derselbe Schlüssel an das aktuelle Windows-Konto binden, sodass der Vault ohne Passphrase-Eingabe entsperrt, solange Sie an diesem Rechner und Konto angemeldet sind, die Passphrase bleibt parallel als Rückfallebene gültig.
Vier Rollen (Administrator, Sachbearbeiter, Freigeber, Revisor) regeln die Grundrechte. Zusätzlich sieht ein Sachbearbeiter oder Freigeber ohne explizite Freigabe zunächst gar keinen Mandanten, weder Dokumente noch Fristen noch Kennzahlen. Ein Administrator schaltet einzelne Mandanten gezielt pro Person frei, jederzeit widerrufbar, und sieht dabei sofort, wer worauf Zugriff hat.
Freigabeschritte sind keine feste Vorlage, sondern frei kombinierbar nach Rolle und Zweck: Rechnungsfreigabe, interne Freigabe, Mandatsprüfung, was Ihre Organisation tatsächlich braucht. Wird während eines laufenden Freigabeprozesses ein Legal Hold gesetzt, bricht der Abschluss sauber und nachvollziehbar ab, statt sich fälschlich als erledigt auszugeben.
Ein Serverneustart der Mehrplatz-Edition meldet Ihr Team nicht mehr automatisch ab, Sitzungen überstehen einen Neustart. Auf dem Desktop merkt sich CustoDoc auf Wunsch die Anmeldung über dieselbe Windows-Konto-Bindung wie der Vault, ein zwischenzeitlicher Rollenwechsel oder ein gesperrtes Konto greift trotzdem sofort beim nächsten Start.
Ein DMS verwaltet meistens nur, was schon als Datei existiert. CustoDoc bringt zusätzlich einen eingebauten Editor mit, mit dem Ihr Team eigene Seiten schreibt: Anleitungen, Richtlinien, ein internes Wiki, eine FAQ. Kurz gesagt: Sie können in CustoDoc selbst Inhalte anlegen, nicht nur fremde Dokumente hineinlegen, und diese Inhalte anschließend als eigenständige, navigierbare Website veröffentlichen, wie Sie es von klassischen Doku-Seiten kennen.
Überschriften, Listen, Bilder, eingebettete Videos, wie in einem vertrauten Block-Editor. Dazu Kategorien, Tags, ein Titelbild, eine eigene Web-Adresse (Permalink) und eine Zuordnung zur Navigation Ihrer Wissensseite, mit Position.
Eine Anleitung kann mitten im Text auf eine echte, im DMS abgelegte Akte verweisen, zum Beispiel "siehe Mustervertrag Nr. 2026-118" als eingebettete Karte, kein bloßer Link, sondern eine sichtbare Referenz auf das echte Dokument. So werden Ablage und Wiki ein zusammenhängendes Ganzes statt zweier getrennter Werkzeuge.
Jede Seite bekommt eine SEO-Vorschau (wie sie in einer Suchmaschine erscheint) und zusätzlich einen
AEO-Bereich: eine kurze, direkt zitierbare Antwort plus FAQ-Block, damit gängige KI-Suchassistenten
Ihre Inhalte korrekt zusammenfassen können, sowie eine optionale Aufnahme in llms.txt.
Eine Seite kann "Intern (nur Mandant)", "Nur bestimmte Rollen" oder "Öffentlich" sein. Fertige Seiten exportieren Sie mit einem Klick als eigenständige, navigierbare Website (relative Links, funktioniert an jedem Pfad), wahlweise als Ordner oder als fertiges ZIP-Archiv zum Weitergeben: auf einem internen Server als Firmen-Wiki, auf einem Unterpfad Ihrer bestehenden Domain, oder auf einer eigenen Domain. CustoDoc betreibt dafür keine eigene Cloud, Sie laden den Export selbst hoch.
CustoDoc betreibt einen lokalen MCP-Server (Model Context Protocol, ein offener Standard, über den moderne KI-Assistenten an externe Werkzeuge angebunden werden). Ein bei Ihnen laufender KI-Agent kann darüber Dokumente und Fristen durchsuchen, Freigaben einsehen und die Audit-Kette sowie die formalen Sicherheitsbeweise prüfen, lesend und ausschließlich lokal im eigenen Netz.
Primär Berufsgeheimnisträger und regulierte Organisationen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sekundär Mittelstand mit eigener IT und genereller Präferenz für Datenhoheit.
§ 203 StGB, Mandantenakten, mandantenfähig von Anfang an
GoBD- und HGB-konforme Aufbewahrung von Buchungsbelegen
Aufsichtsprüfungen, beweisbares Audit-Log statt bloßem Logging
Ärztliche Dokumentationspflichten, sensible Patientendaten
NIS2 und BSI-Vorgaben, lokal kontrollierbare Infrastruktur
Nachweisbare Aktenführung, DSGVO-Auftragsverarbeitung vermeiden
Vertrags-, Personal- und Buchhaltungsunterlagen zentral verwalten
Läuft als natives Fenster, nicht im Browser. Alle Screenshots zeigen Demo-Daten, keine echten Mandantenakten.
Alle Preise netto, zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer, einmalig statt monatlich. Ein Update- und Supportvertrag ist optional und jederzeit kündbar, die Software funktioniert auch ohne ihn unverändert weiter.
+ Zusatzmodul Mandantenfähigkeit: 2.000 € – beliebig viele Mandanten, weiterhin bis 10 Nutzer
Für Kanzleien mit mehr als 10 Nutzern. Bis 10 Nutzer reicht Team + Zusatzmodul.
Nur wenige Mandanten in einem kleinen Team? Das Zusatzmodul Mandantenfähigkeit lässt sich zu jeder Team-Lizenz dazubuchen, ganz ohne Sprung auf die Kanzlei-Edition.
Installation & Konfiguration bei Ihnen im Haus, begleitete Übernahme der ersten Mandate und Akten, Schulung für Team und Administratoren. Optional, zu jeder Lizenz jederzeit nachbuchbar.
Update & Support optional: 18 % des Lizenzpreises pro Jahr, ohne Verlängerungszwang. Genaue Staffelung nach Speichervolumen und Sonderwünschen auf Anfrage.
Einmalig, nicht abonniert. Solo ab 1.900 €, Team ab 6.900 €, Kanzlei-Edition ab 14.900 €, Enterprise und Behörden individuell ab 29.900 €. Ein jährlicher Update- und Supportvertrag ist optional, die Software läuft auch ohne ihn unverändert weiter.
Ja. CustoDoc läuft lokal auf Ihrem eigenen Server oder Rechner, es gibt keine von uns betriebene Cloud. KI-Klassifizierung läuft nach dem BYOK-Prinzip lokal über Open-Source-KI direkt auf Ihrem Server oder mit einem selbst gewählten API-Anbieter, mit lokalem Pre-Flight-Masking sensibler Angaben davor.
Ja, mit einem lokal installierten KI-Modell läuft CustoDoc vollständig air-gapped, also komplett ohne Internetverbindung, inklusive KI-Klassifizierung.
CustoDoc ist eine Standalone-Installation ohne Docker und ohne monatelanges IT-Projekt. Nach der Installation ist die Anwendung in Minuten startklar.
Die gekaufte Version läuft unverändert weiter. Ohne Vertrag gibt es keine neuen Sicherheitsupdates mehr, aber keinerlei Nutzungszwang oder Abschaltung.
Nein. Ohne explizite Freigabe durch einen Administrator sieht ein Sachbearbeiter oder Freigeber zunächst gar keinen Mandanten. Zugriff wird gezielt pro Person und Mandant freigeschaltet.
Ja, über einen lokalen MCP-Server. Ein angebundener Assistent kann Dokumente, Fristen und Freigaben durchsuchen sowie die Audit-Kette prüfen, rein lesend und ausschließlich im eigenen Netz.
Genau wie bei jedem anderen lokalen Server: über Ihre eigene, gewohnte Backup-Routine. CustoDoc legt alles in einer einzelnen Datenbank plus einem verschlüsselten Ablageordner ab, beides lässt sich mit Standard-Backup-Werkzeugen sichern. Es gibt keine versteckte Cloud-Kopie, aber auch keine automatische externe Absicherung, für die Sie nicht selbst sorgen müssten.
Einzelne Dokumente importieren Sie direkt per Drag & Drop, mit automatischer Texterkennung bei PDFs mit Textebene. Für eine größere Alt-Aktenbestand-Migration in einem Rutsch sprechen Sie uns an, das stimmen wir individuell mit Ihnen ab statt es pauschal zu versprechen.
Für den Einzelplatz nein: Standalone-Installation, kein Server-Admin nötig. Für die Mehrplatz-Edition im eigenen Netzwerk braucht es jemanden, der einen lokalen Dienst am Laufen hält, vergleichbar mit einem Datei- oder Druckserver, keine große IT-Mannschaft.
Die Mehrplatz-Edition ist im eigenen Netzwerk über den Browser erreichbar. Für Zugriff von außerhalb (Homeoffice, zweiter Standort) brauchen Sie einen eigenen sicheren Fernzugang, etwa ein VPN in Ihr Netzwerk. Das liefern wir bewusst nicht mit, damit wir nicht selbst zu einem zusätzlichen Angriffspunkt im Internet werden.
Ehrlich gesagt: aktuell liest CustoDoc den Text aus digital erzeugten PDFs mit echter Textebene zuverlässig aus. Reine Bildscans ohne Textebene werden gespeichert und lassen sich weiter manuell verschlagworten, eine automatische Bild-Texterkennung ist auf der Roadmap, aber noch nicht Teil des Produkts. Wir versprechen hier lieber zu wenig als zu viel.
CustoDoc unterstützt die zentralen GoBD-Anforderungen technisch: unveränderbare, nachvollziehbare Aufbewahrung mit Hash-Chain-Nachweis, konfigurierbare Fristen und Löschsperren. Eine förmliche GoBD-Zertifizierung ist ein eigener rechtlicher Prüfprozess, den letztlich Ihr Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer für Ihre konkrete Nutzung bestätigt, das kann keine Software allein leisten.
Schreiben Sie uns für eine Live-Demo oder ein konkretes Angebot für Ihre Organisation. Wir sprechen mit Ihnen Nutzerzahl, Mandantenstruktur und die passende Lizenz durch.