Aufbewahrungsfristen und Legal Hold

Wie automatisierte Aufbewahrungsfristen funktionieren, und warum die Löschsperre formal bewiesen statt nur getestet ist.

CustoDoc berechnet die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments automatisch aus der zugewiesenen Aufbewahrungsklasse, und ein mathematischer Beweis mit dem Z3-Solver zeigt, dass eine Löschung ohne Bestätigung oder trotz aktivem Legal Hold technisch unmöglich ist.

Aufbewahrungsklassen frei definieren

Unter Fristen & Aufbewahrung legen Sie Aufbewahrungsklassen mit freiem Namen, Fristdauer und Rechtsgrundlage an, zum Beispiel Handelsbriefe mit sechs Jahren nach § 257 HGB. Jedes importierte Dokument bekommt eine Aufbewahrungsklasse zugewiesen, das Fälligkeitsdatum berechnet sich automatisch aus dem Importdatum plus Fristdauer.

Legal Hold friert die Sperre zusätzlich ein

Für Dokumente in einem laufenden Verfahren lässt sich zusätzlich ein Legal Hold setzen. Eine Löschung ist dann unabhängig vom Fristablauf ausgeschlossen, bis der Hold wieder aufgehoben wird.

Nicht nur behauptet, sondern bewiesen

Ein mathematischer Beweis mit dem Z3-Solver, derselben Beweistechnik wie beim Hash-Chain-Audit-Log, zeigt über jeden möglichen Systemzustand hinweg, dass eine Löschung ohne ausdrückliche Bestätigung oder trotz aktivem Legal Hold technisch unmöglich ist. Das Ergebnis dieses Beweises ist direkt auf der Fristen-Seite einsehbar.

So sieht die Fristenübersicht aus

Fristen- und Aufbewahrungsübersicht in CustoDoc mit formalem Sicherheitsbeweis

Ein Dokument unter Legal Hold

Dieses echte Dokument steht aktuell unter Legal Hold und kann deshalb nicht gelöscht werden, unabhängig vom Fristablauf:

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Notarielle Urkunde Grundstückskauf

Vertrag · Musterkanzlei Rechtsanwälte · Status: Legal Hold

Siehe auch

Der Hash-Chain-Audit-Log im Detail, GoBD-konforme Aufbewahrung von Buchungsbelegen

Häufige Fragen

Was bedeutet formal bewiesen statt getestet?

Ein Testfall prüft einzelne Beispiele. Ein formaler Beweis mit dem Z3-Solver prüft die Regel über jeden überhaupt möglichen Systemzustand hinweg, das ist eine stärkere Garantie als jede noch so große Testsammlung.