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Freigabe-Workflows nach dem Vier-Augen-Prinzip

Wie Sie Freigabeprozesse frei zusammenstellen, erledigen oder ablehnen, und was bei Legal Hold passiert.

Freigabe-Workflows in CustoDoc bestehen aus frei zusammenstellbaren Schritten je Rolle, jeder Schritt wird als Ereignis protokolliert, und ein zwischenzeitlicher Legal Hold bricht den Abschluss sauber statt fälschlich als erledigt zu gelten.

Eine Freigabe anfordern

Auf der Seite Freigaben legen Sie über Neue Freigabe anfordern einen Vorgang an: Dokument auswählen, eine Vorlage als Ausgangspunkt wählen, und die Schritte bei Bedarf anpassen. Jeder Schritt besteht aus einer Rolle und einer Bezeichnung, in der Reihenfolge, in der sie bearbeitet werden sollen.

Was bei Legal Hold passiert

Wird zwischen Anforderung und Abschluss einer Freigabe ein Legal Hold auf das betroffene Dokument gesetzt, bricht der Abschluss des letzten Schritts sauber und nachvollziehbar ab, statt sich fälschlich als abgeschlossen auszugeben.

So sieht ein Freigabevorgang aus

Freigabe-Übersicht in CustoDoc mit laufenden Vier-Augen-Freigaben

Siehe auch

Aufbewahrungsfristen und Legal Hold

Häufige Fragen

Sind die Freigabeschritte fest vorgegeben?

Nein, Rolle und Bezeichnung jedes Schritts sind frei wählbar. Die mitgelieferten Vorlagen sind editierbare Beispiele, keine feste Vorgabe.